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Le RGPD entrera en vigueur le 25 mai. Vous en avez très certainement entendu parler, sinon il est grand temps de s’en préoccuper. RGPD signifie Règlement Général sur la Protection des Données : une nouvelle loi européenne sur la protection de la vie privée qui remplace notre loi actuelle sur la protection des données personnelles. Chaque entreprise, y compris chaque salon, est concerné par le RGPD. Vous devez prendre des mesures, car vous êtes tenu de vous conformer aux règles du RGPD à partir du 25 mai. Pour dire les choses simplement : sachez quelles données personnelles/clients vous avez dans votre salon et soyez extrêmement prudent avec ces données. Assurez-vous que personne ne peut les voir, ne les laissez pas traîner et assurez-vous que votre ordinateur et votre site Web sont bien sécurisés. Nous ne pouvons pas tout vous expliquer sur le RGPD, mais nous sommes ravis de vous aider (un peu) en vous fournissant de plus amples informations et des conseils utiles.

Tout comme l’actuelle loi sur la protection des données personnelles, le RGPD vise à assurer une protection optimale des données personnelles, y compris des données relatives aux clients et éventuellement les données relatives au personnel. Les données personnelles peuvent être un nom ou une date de naissance, mais aussi des données permettant de remonter jusqu’à quelqu’un (par ex. un code postal et un numéro de maison). La règle principale est la suivante : seules les informations dont vous avez réellement besoin pour faire votre travail peuvent être en votre possession ! Un exemple : avoir l’âge d’un client (par exemple pour envoyer une carte d’anniversaire) n’est plus autorisé après le 25 mai. Sauf si le client vous en a donné l’autorisation au préalable.

Le gouvernement (Autorité Données personnelles) a précisé qu’il y aura des contrôles stricts ; personne ne sait si ce sera vraiment le cas. Mais les amendes seront dans tous les cas (très) élevées. Les juristes (qui connaissent bien le RGPD) disent que le risque de se voir infliger une amende est moindre si vous montrez que vous prenez au sérieux la protection des données personnelles et le RGPD. Vous pouvez notamment publier le RGPD sur votre site. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils généraux et des conseils spécifiques pour votre site Web :

1) Vous devez avoir une vue d’ensemble de toutes les données personnelles que vous avez en votre possession. Le RGPD qualifie cela de registre (de traitement). Lorsque vous obtenez le contrôle (ou lorsqu’un client vous le demande), vous devez pouvoir indiquer les données dont vous disposez, pourquoi vous les avez, ce que vous en faites et combien de temps vous allez les conserver. Vous devez consigner tout cela dans ce registre.

(2) Le RGPD exige que chaque entreprise définisse ses procédures. Créez un « document de données » et notez-y les endroits où sont stockées les informations que vous possédez. Comment avez-vous sécurisé ces informations et quelles mesures prenez-vous lorsque vous découvrez que des informations ont été divulguées ? Notez, par exemple, que vous faites directement rapport à l’Autorité des données personnelles, et aussi comment vous gérez les clients qui veulent voir leurs données ou qui veulent les faire effacer. En cas de contrôle, vous êtes tenu de pouvoir remettre immédiatement un tel document. Si vous n’avez pas le document, vous êtes en infraction. Si vous avez le document, vous montrez que vous prenez le RGPD 100 % au sérieux.

3) Assurez-vous d’avoir une déclaration de confidentialité : dans cette déclaration, vous indiquez que vous avez besoin de données pour pouvoir faire votre travail ; expliquez de quelles données vous disposez et ce que vous en faites exactement. Publier une déclaration de confidentialité sur votre site Web montre que vous savez que la protection des données personnelles est importante. C’est pourquoi il est sage de ne pas cacher cette déclaration de confidentialité, mais de la mettre en évidence sur votre site Web ! (Même si ce n’est pas très beau)
4) Le formulaire d’inscription ou le formulaire de contact sur votre site Web ne peut demander au client que les informations dont vous avez réellement besoin. Précisez clairement la raison pour laquelle vous avez besoin de ces informations. Et laissez la personne qui remplit le formulaire accepter que vous puissiez obtenir ces informations. Veuillez noter qu’il peut s’agir d’une « coche ». Mais cette coche ne peut pas être cochée par défaut ! Le client doit vraiment pouvoir cocher consciemment cette case.

5) Assurez-vous que votre site Web est sûr, surtout si vous avez une boutique en ligne ! Raisonnez simplement : si les clients laissent des données sur votre site web (boutique en ligne > nom > adresse > numéro de compte), ces données peuvent théoriquement être piratées. C’est ce que nous appelons la « fuite de données ». Soyez donc vigilants. Notre conseil : contactez votre concepteur web et ne partez pas du principe que votre concepteur web devrait s’en charger lui-même. Malheureusement, c’est votre site web et donc vous êtes et restez responsable de sa sécurité !

6) Vous utilisez Google Analytics pour mesurer le nombre de visiteurs de votre site Web ? Assurez-vous qu’il est mis en place de manière à ce que les informations des visiteurs soient anonymes. Faites-vous bien conseiller !

7) Au sujet de Google : « googlez » une fois le terme RGPD et vous verrez que beaucoup de check-lists apparaissent. Passez-les en revue, vérifiez tout ou découvrez ce qu’il vous rester à adapter. Il est également possible de contacter un juriste. Ce n’est certainement pas bon marché, mais vous aurez la certitude que votre entreprise et votre site web seront correctement vérifiés.

Le RGPD est un matériau pénible et ennuyeux que tout le monde doit respecter. Lash eXtend, votre salon, n’échappe pas à la règle ! Nous espérons que nous avons pu vous aider un peu. Malheureusement, nous devons également vous dire que ces conseils sont destinés à vous aider. Il ne s’agit pas d’un document officiel juridiquement valable. Vous restez responsable du respect de toutes les règles. Nous vous souhaitons bonne chance.